世の中の価値観が多様化しています。そんな昨今の社会状況を鑑みると、人事異動や人員採用において対象人物をできるだけ深く知ることがトラブル回避には必要であると考えられます。
また、社内で起こり得る内部不正や問題も複雑化かつ増えているため、その対策も求められます。ただし、それは簡単ではないことから、社内トラブルの対処と対策は専門の業者に業務委託するのもひとつの方法です。
この記事では、組織が組織の本業に専念するための調査会社の利用方法について、調査会社の担当者が解説します。
目次
調査会社を利用すれば効率的かつ確実性の高い危機管理が可能
組織の大切な業務のひとつが危機管理です。外部や社会の危機を予測して行動することがまず大切ですが、加えて社内トラブルの対策も重要です。
もちろん組織ではそのことを理解してノウハウを構築しているのですが、さらに踏み込んで考えなければならない時代です。取引先組織や関係先、内部の人員を判断する材料として、経歴や技術、賞罰などの目に見える確認だけでは十分と言えなくなっています。
昨今、社会では立場を利用した不正やトラブルが増えています。金融関係者が立場上知り得た情報を犯罪に使う事件がニュースで流されているのを見聞きしているのではないでしょうか。
一昔前であれば、ある一定のバックボーンを持った組織人、社会人であることそのものがその人を信用する条件になり得ました。しかし今ではそれができなくなっています。そんなことから、罰則を設けたり相手を教育することはもちろんですが、加えて積極的な調査が必要になっています。
人物の人となりを調査したり、対象組織の内部について調査するためには一定の専門技術と知識が必要です。組織で独自にそれを実践するための人員育成を行うか、もしくは、調査会社を利用して任せるといった方法があります。
調査会社を利用するメリットは、費用対効果や精度の高さと、いつでもスピーディに利用できる点です。調査会社であれば急ぎの事案にも対応してもらえます。また、公平性の観点から調査を第三者に依頼するという考えもあります。
危機管理は組織を守るためであるのと同時に、対象人物や組織に不正を起こさせないための対策です。組織が本来の業務に邁進し、成長するためにしっかりと危機管理対策を行ってください。
調査会社が利用できるケースとは
調査会社とはどんな業者なのか、なんとなくのイメージはあっても具体的にはわからないという意見を耳にします。
具体的にどんなことができて、どんな利用ができるのかを知ることで自社での活かし方がわかります。ここからは調査会社が利用できるケースについてみていきます。
社内不正の調査
社内不正が起きた場合の対処や対策は常に万全でしょうか？社内不正はいつ起きるかわかりません。横領など金品の不正やハラスメント、コンプライアンス違反など、さまざまな社内不正の対策を常に考えておく必要があります。
社内不正対策は大きくふたつあり、まずひとつは実際に起きているもしくは疑われるときの事実確認調査です。事実確認調査は秘密裏かつ速やかに実施しなければならず、証拠をみつけるには、機器調査や身辺調査といった専門的な調査を行うことになります。
調査会社は、それぞれ専門の知識を持って挑みますので、精度の高い結果が期待できます。社内不正について通報を受けたときや、管理者がそれを疑ったときは調査会社の利用が早期解決につながります。
もうひとつ、調査会社を使っての社内不正対策は予防です。普段から、調査会社が関わってそれを従業員に意識させることが不正抑止につながります。定期的な調査を実施したり、不正防止のための対策を従業員や社外に公開することで、組織内の風通しを良くして不正防止を促してください。
従業員の身辺調査
問題社員はもちろん、要職に就く従業員の日常生活や家族関係、経済状態そして交友関係を普段から知っておくことは大切です。
従業員個人の資質に問題が無かったとしても、人間というものは環境や状況によって変化します。経済状態や家族の状況によっては、金品を直接動かせるポジションから外したり、監督下に置くといった対策を講じることも組織の役割です。
また、ライバル組織とつながっていたり、社会的に問題のある人物と関わりがないかを確認しておくことも大切です。
一般従業員はもちろん、機密情報を扱う立場や金銭に関わる立場の従業員については、調査会社を利用した積極的な身辺調査が有効です。その結果に合わせて人事調整を行えば、不正から遠ざけて結果として本人を守ることになります。
また、内部告発などで名前の挙がった従業員や関係者についても、表だった事実確認と合わせて、身辺調査することが大切です。問題発生時の身辺調査は、組織優位に偏った調査と見なされないよう注意しなければなりません。
そこで、第三者機関である調査会社を利用することで、その対処を巡ってのトラブルを回避することができます。
役員昇進に際する身辺調査
一般従業員を役員や要職に取り立てたり、外部から役員を迎え入れる場合は身辺調査が必須です。
一般従業員でいる分には問題にならなかったことも、役員になるとなれば話しはちがいます。ある一定の権限を持つようになりますから、それを持って正しい対処ができる人物であるかどうかを事前に確認しておく必要があります。
そこで見るべきは組織の外での顔です。組織内での評判や経歴は組織で確認できますが、判断の要となるプライベートの事情についての調査は簡単ではないかもしれません。また、外部から人員を迎え入れる場合の調査はさらに難しいものです。詳細な身辺調査は、トラブルにならないよう細心の注意と正しい知識を持って実施することが求められるからです。
そこで調査会社が利用されます。調査会社を利用すれば組織の状況や要望に添って必要な情報が集められますので、無駄なく正確に対応してもらえます。調査会社を入れておくことで、該当者に何かあったときは保険として活用できます。また、ひとつの事例として今後の人事に活用できることがメリットです。
新卒・中途採用の調査
個人情報についての規制が日々厳しくなっています。そんなことから、採用する側が調査に慎重になってしまうケースがみられます。
ですが、採用というのは組織にとって大きな買い物であり、組織運営の根幹に関わることです。世の中の風潮を鑑みることは大切ですが、そのことばかりにとらわれるとリスクになります。
採用時には経歴や技術に偽りはないのか、犯罪歴や民事訴訟・破産歴がないかを調査で明らかにしておくと安心です。また反社会的勢力とのつながりの有無や、昨今ではSNSにまつわるトラブルがないかについても確認すべきポイントです。本人の申告を鵜呑みにして採用し、大きな失敗にならないよう気をつけてください。
ただし、冒頭の通り現代は個人情報についての規制が厳しくなっています。正しく行えば法律に抵触することはありませんが、実施の際は法律との兼ね合いを考えて、慎重に取り扱う必要があります。
調査の内容や方法そしてタイミングなどが重要ですので、トラブルを避けるためには専門家に任せると安心です。
取引先の反社チェックと背後関係の調査
取引先内部の事情は、簡単にはわからないものです。営業担当者や組織の雰囲気などからある程度読み取れるとも言われますが、創業が浅い企業や個人、まったくの異業種である場合などはその判断に迷うのではないでしょうか。
簡単な取引でそれがスムーズに済めば問題ありませんが、長期にわたるケースや大きな契約であれば、見えている部分だけで判断するのは危険です。
反社会的勢力と関係がないか、過去の事故や問題はなかったか、支払いについてのトラブルがないかを契約前にしっかり確認する必要があります。調査会社は、知識や経験そしてそれを調査するスキルをもってしっかりと取引先の事情を調査します。
ライバル社や元従業員についての調査
ライバル社の動きについては法律の範囲内で適切に把握できれば組織のプラスになります。
また、自社の元社員や現社員がライバル社と通じてないかのチェックや、ライバル社から探りを入れられていないかについても同時に警戒することが望まれます。
組織に不利が生じないよう徹底的に守りを固めることと、犯罪が生まれる環境を作らないこととが組織の役割です。調査会社は、法律を遵守しながら必要に応じた調査を進めてもらえますので、抜けなく、トラブルを抑えて実践できます。
適切に相手の動向を見ながら、自分の組織を固めておくことで本当の意味でのライバルとして切磋琢磨できる関係が構築されます。
その他気になる事象の調査
知っておきたいことや重要視することは組織によって異なります。それらを組織独自で調査することも大切ですが、外部に相談することで迅速かつ的確な対処が得られることがあります。
調査会社は依頼した組織のニーズに合わせた提案を行います。調査内容や進め方はもちろん、調査についてオープンにするのか否かといったことが相談できますので、組織は委託すると同時に新しい観点でものごとを見るチャンスを得ます。
調査会社は専門のプロです。どこに頼めばよいかわからないことなどもまずは相談してみてください。
調査会社の結果を活用する
調査会社の調査は進行途中および、ある程度の目処で報告が受けられます。報告を受けた後は、その使い方次第で大きく活用できますので上手にご利用ください。
調査会社から受け取る報告書は、第三者の手による客観的な資料です。該当事案の判断に利用する以外にも、組織内データとして活用したり、対外的に組織の姿勢を示す資料として使うことができます。
例えば、組織内人事でうまくいったケースと、うまくいかなかったケースの検証に役立ちます。対外的なことでは、調査会社の資料は問題やトラブルについて組織として客観的に対応したことを示す証拠になります。
調査会社の結果は組織の財産になりますので、上手に活用してください。
調査会社の具体的な利用の流れと調査会社を選ぶときの注意
調査会社の多くは無料相談をもうけています。そこで相談内容に沿って提案と見積もりが受けられますので、納得すれば契約して調査に進みます。急ぎの対応をしてくれる調査会社もありますので、必要に応じてご利用ください。
調査会社は多数ありますので、意向に沿った調査を正確かつ速やかに行うところを選んでください。ホームページの内容やネームバリューだけでなく、実際に相談の上、納得して依頼することが大切です。
誠実で技術力に自信のある調査会社は、契約を急かしたり不明瞭な請求をすることはありません。気になることは契約前に丁寧に確認しておくことで、納得のいく調査が受けられます。
まとめ
この記事では企業が知っておくべき調査会社の利用方法や、実際にどんなサービスが受けられるのかについて調査会社の担当者が解説しました。
組織内の問題や対外的な問題が複雑化した現代では、組織の危機管理はこれまでの常識だけではどうにもならないことが増えています。そんな中、リスクの多い世の中で生き残るために調査会社が役立ちます。
調査会社の利用は特別な問題対処に限ったことではありません。普段からのリスク管理に利用されています。扱いに悩む問題や、心配事は一度、調査会社に相談してみるのもひとつの方法です。
平時から正しくリスクに備えることが最大の防御です。安心して組織を守り育てるために、時代に沿った正しい危機管理について考えてみてはいかがでしょうか。
この記事が参考となり、御社が強い組織となってさらに発展されますことをお祈りしております。
